Si no se dice expresamente otra cosa, los evaluadores (expertos asesores, expertos 4D, expertos técnicos, expertos contables) tratarán la información de los expedientes de proyectos I+D+i como información reservada.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RESERVADA
ACERTA considera información reservada toda aquella que no sea expresamente declarada como CONFIDENCIAL o ALTAMENTE CONFIDENCIAL.
Todas las personas que participan en la gestión o evaluación de los proyectos de I+D+i suscriben compromisos de confidencialidad por los que garantizan un alto grado de discreción respecto de la información que se les facilita para evaluar los expedientes. En los casos en que la información se considere de tipo reservado, los evaluadores deberán respetar las siguientes medidas:
- Pueden manejar la información de los expedientes por los mismos medios con que ACERTA se la facilite, y que puede incluir: Correo electrónico, acceso a plataformas de información en la nube, soportes físicos (papel, memorias flash, etc)…
- No deben copiar en soportes físicos la información facilitada electrónicamente, especialmente en papel (evitar impresiones).
- Deben devolver a ACERTA toda la información que se les haya facilitado en soportes físicos.
- Deben asegurarse de borrar la información electrónica del expediente tras su finalización (ver opción de borrado seguro abajo), así como de destruir cualquier copia en papel que, por alguna razón y aunque no se deba, se haya podido generar.
- En ningún caso pueden comentar con terceros su relación con el proyecto asignado.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Todas las personas que participan en la gestión o evaluación de los proyectos de I+D+i suscriben compromisos de confidencialidad por los que garantizan un alto grado de discreción respecto de la información que se les facilita para evaluar los expedientes. En los casos en que la información se considere de tipo CONFIDENCIAL, los evaluadores deberán respetar las siguientes medidas:
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- Toda la información debe manejarse en formato electrónico, mediante ficheros protegidos por las contraseñas “seguras” que facilite ACERTA.
- Las contraseñas serán facilitadas a las personas que tengan acceso a la información por un medio distinto del utilizado para dar acceso a la información.
- Las contraseñas facilitadas por ACERTA no podrán cambiarse ni comunicarse a terceros.
- La información sólo debe verse en pantalla.
- Está terminantemente prohibido hacer impresiones en papel de ninguna parte de la información.
- Está terminantemente prohibido guardar los ficheros en ordenadores personales o hacer copias electrónicas (copias de ficheros, capturas de pantalla, fotos), o enviar información por correo electrónico o guardarla aunque sea parcialmente en otras plataformas distintas de la utilizada por ACERTA.
- En ningún caso pueden comentar con terceros su relación con el proyecto asignado.
NOTA: En los casos en que inevitablemente se deba descargar un fichero para poder ver la información en pantalla (ACERTA advertirá de ello oportunamente) será necesario utilizar una aplicación de borrado seguro que garantice la eliminación definitiva del fichero del ordenador en que se ha descargado. Se recomienda utilizar aplicaciones gratuitas como DeleteOnClick (Click aquí para descargar).
Instrucciones de uso de la aplicación de borrado seguro DeleteOnClick
- Hacer click en el vínculo para descargar el fichero ejecutable (.exe)
- Instalar el fichero ejecutable (aceptar las distintas opciones que aperecen)
- Buscar el fichero que se desea borrar
- Hacer click derecho del ratón y pulsar «Securely Delete».
- Confirmar que se quiere eliminar el fichero (Con ello, el fichero quedará absolutamente eliminado).